Política de Privacidad

1. Información que Recopilamos

Para prestar nuestros servicios, debemos recopilar cierta información. Nos adherimos al principio de minimización de datos, recopilando solo lo que es esencial para la funcionalidad de nuestra aplicación:

1.1. Datos Proporcionados por el Usuario:

• Información de Contacto y Cuenta: Dirección de correo electrónico, nombre de la empresa y Número de Identificación Fiscal (CIF/NIF) para la creación de la cuenta y la facturación.
• Datos de Integración ERP: URL y claves de API para su instancia de Dolibarr para permitir la integración automatizada de los datos de las facturas.

1.2. Datos Procesados a Través del Servicio:

• Contenido de las Facturas: Procesamos los documentos que usted sube, los cuales pueden contener datos personales de terceros (sus proveedores). Estos datos se procesan únicamente para extraer la información necesaria que se enviará a su ERP para el registro automático correspondiente.
• Datos Extraídos de las Facturas: Esto incluye, entre otros, datos del proveedor, importes, conceptos, referencias de productos, tasas de impuestos y cantidades, que se extraen de los documentos.
• Metadatos de Archivos: Registramos temporalmente los nombres de los archivos subidos con fines operativos. Los archivos de las facturas en sí se eliminan de nuestros servidores inmediatamente después de ser procesados y enviados a su ERP.

1.3. Datos Recopilados Automáticamente (Cookies):

Utilizamos cookies esenciales y funcionales para:

• Autenticación
• Gestión de sesiones
• Identificación de Google
• Fines estadísticos

2. Finalidad de la Recopilación de Datos

Sus datos se utilizan exclusivamente para proporcionar y mejorar nuestros servicios:

2.1. Prestación del Servicio:

Para crear y mantener su cuenta, procesar pagos y facilitar la funcionalidad principal de la aplicación: extraer datos de las facturas e integrarlos en su ERP Dolibarr.

2.2. Procesamiento de Documentos con IA:

Para extraer con precisión los datos de las facturas que usted sube, nuestro servicio utiliza modelos avanzados de Inteligencia Artificial a través de infraestructura cloud empresarial de pago contratada por UpInvoice. Los documentos se envían a este servicio con el único propósito de extraer sus datos y se procesan bajo un marco estricto de privacidad empresarial: el proveedor actúa exclusivamente como encargado del tratamiento en virtud de un acuerdo de tratamiento de datos conforme al RGPD, no adquiere ningún derecho sobre la información y tiene prohibido por contrato utilizarla para entrenar o mejorar sus modelos, con fines publicitarios o para cualquier otro fin ajeno al servicio solicitado. No utilizamos versiones gratuitas ni de consumo de estas herramientas, cuyas condiciones sí pueden permitir esos usos. Supervisamos de forma continua las condiciones de privacidad de nuestros proveedores y solo trabajamos con aquellos que garantizan el más alto nivel de confidencialidad.

2.3. Comunicación:

Para enviarle notificaciones importantes sobre su cuenta, actualizaciones del servicio y para responder a sus consultas.

2.4. Seguridad y Prevención de Fraude:

Para supervisar la actividad de la cuenta, detectar y prevenir actividades fraudulentas o no autorizadas, y garantizar la integridad de nuestra plataforma.

3. Intercambio de Datos y Terceros Procesadores

No vendemos, intercambiamos ni alquilamos sus datos personales a terceros. Solo compartimos información con proveedores de servicios de confianza (subprocesadores) que son esenciales para la prestación de nuestro servicio. Nos comprometemos a supervisar estrictamente las políticas de privacidad y seguridad de estos proveedores para garantizar la protección de sus datos:

• Proveedores de Inteligencia Artificial: utilizamos servicios de IA en la nube de nivel empresarial y de pago para procesar las facturas. Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento, están obligados contractualmente a proteger la confidencialidad y seguridad de los datos que procesan en nuestro nombre y no pueden utilizarlos para entrenar sus modelos.
• Proveedores de Infraestructura y Servicios: Utilizamos proveedores para alojamiento, procesamiento de pagos y otras necesidades operativas.
• Cumplimiento Legal: Podemos divulgar su información si así lo exige la ley o en respuesta a un proceso legal válido de una autoridad competente.

4. Sus Derechos

De conformidad con el RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD-GDD) española, usted tiene los siguientes derechos sobre sus datos personales:

• Derecho de Acceso: Puede solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre usted.
• Derecho de Rectificación: Puede solicitar que corrijamos cualquier información inexacta o incompleta.
• Derecho de Supresión ("Derecho al Olvido"): Puede solicitar que eliminemos sus datos personales, sujeto a ciertas obligaciones legales.
• Derecho de Oposición: Puede oponerse al tratamiento de sus datos personales por motivos específicos.
• Derecho a la Portabilidad de los Datos: Puede solicitar que transfiramos sus datos a otra organización en un formato estructurado y legible por máquina.

Para ejercer estos derechos, por favor, póngase en contacto con nosotros en la dirección de correo electrónico proporcionada en la sección de Contacto.

5. Seguridad de los Datos

Implementamos sólidas medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger sus datos personales. Esto incluye el uso de cifrado SSL/TLS para todos los datos en tránsito, tanto entre usted y nuestros servidores como entre nuestros servidores y nuestros proveedores de IA. El procesamiento con IA se realiza bajo un marco estricto de privacidad empresarial, en infraestructura cloud que cifra los datos en tránsito y en reposo y que cuenta con certificaciones de seguridad reconocidas como ISO/IEC 27001. Seleccionamos socios que demuestran un fuerte compromiso con la seguridad y la privacidad de los datos.

6. Conservación de los Datos

Conservamos sus datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que fueron recopilados, incluyendo para satisfacer cualquier requisito legal, contable o de información.

7. Cambios en esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando para reflejar cambios en nuestras prácticas o por otras razones operativas, legales o regulatorias. Le notificaremos cualquier cambio significativo publicando la nueva Política de Privacidad en esta página y actualizando la fecha de "Última Actualización".

8. Contáctenos

Si tiene alguna pregunta, inquietud o solicitud con respecto a esta Política de Privacidad o sus datos personales, por favor, póngase en contacto con nosotros en info@upinvoice.eu.